Obieg faktur kosztowych — koniec z „gdzie jest ta faktura?”
Faktury kosztowe w firmie giną w mailach, szufladach i głowach pracowników. Cyfrowy obieg z akceptacją porządkuje to raz na zawsze: kto, na co i kiedy zatwierdził wydatek.
Gdzie znika kontrola nad kosztami
W większości firm faktura kosztowa wędruje tak: przychodzi mailem do jednej osoby, ta przesyła ją dalej „do akceptacji”, ktoś odpowiada z telefonu „ok”, a księgowość i tak dowiaduje się o niej na końcu — często po terminie płatności. Nikt nie wie na bieżąco, ile realnie wisi do zapłaty.
Elektroniczny obieg faktur kosztowych zamienia ten chaos w jeden, przejrzysty proces. Każdy dokument ma swoją trasę, status i historię akceptacji — a dane z faktury są odczytywane automatycznie (OCR), zamiast przepisywane ręcznie.
Jak wygląda obieg faktury kosztowej
Skan, e-mail lub e-faktura z KSeF trafia prosto do systemu.
OCR czyta kontrahenta, kwoty, VAT i termin płatności.
Trafia do właściwej osoby — z opisem, na co był wydatek.
Zatwierdzona faktura idzie do księgowości i do archiwum z wyszukiwarką.
Co zyskuje firma
Pełna kontrola
Wiesz w czasie rzeczywistym, co wisi do akceptacji i do zapłaty.
Jasna odpowiedzialność
Każda akceptacja ma autora i datę. Koniec z „a kto to zatwierdził?”.
Brak opóźnień
Faktury nie leżą tygodniami u kogoś w skrzynce — trasa jest automatyczna.
Realizuje to SaldeoSMART — wdraża WOLTI
Obieg faktur kosztowych to jeden z modułów SaldeoSMART. Wdrożenie, konfigurację ścieżek akceptacji i szkolenie prowadzi WOLTI — partner Brainshare / SaldeoSMART. Jeśli korzystasz z Comarch ERP Optima, spinamy obieg z księgowością, żeby dane nie były wpisywane dwa razy.
Pytania
Czy ustawię własne ścieżki akceptacji?
Czy pracownicy muszą instalować program?
Czy e-faktury z KSeF też wpadną w ten obieg?
Uporządkuj obieg faktur kosztowych
Umów bezpłatną prezentację — pokażemy obieg i akceptację na Twoich dokumentach. Prowadzi WOLTI.